Postup rezervování místností prostřednictvím WF

Jedná se o zcela nový systém, který klade důraz na rychlost, informovanost a transparentnost ve spojení s moderní kancelářskou technologí, přímo vychází ze zkušeností se studentskými akcemi. Nový systém sám vede evidenci přidělených žádostí, díky čemuž jde vytvářet i statistiky o využívání a celou problematiku dobrovolných aktivit zpřehledňuje.

Postup při vytvoření žádosti:

1) Přihlásit se do office 365.

Přihlášení do Office 365

2) Ze seznamu aplikací vybrat „sharepoit“

3) Po zvolení „sharepoitu“ zvolit „Intranet Vysoké školy ekonomické“. Dlaždice „Akce na VŠE“ zobrazí kompletní kalendář schválených akcí a slouží místo Google kalendáře.

4) Na Intranetu VŠE zvolit dlaždici nebo nápis „Studentský tajemník“

5) Poté zvolit „Chci konat studentskou akci“. (I zde má „Kalendář studentských akcí stejnou funkci, jako bylo popisováno výše)

6) Vytvořit novou položku

7) Vyplnit údaje a uložit

Po vytvoření události budete nejdříve informován/a o tom, že akce byla vložena do systému a následně bude notifikován studentský tajemník, který akci schválí, zamítne, nebo požádá o doplňující údaje. V případě schválení akce vyplní „přidělenou místnost“, to je třeba vždy zkontrolovat- slouží jako potvrzení rezervace.

Defaultní nastavení vyjádření WF je takovéto:

Potvrzení volby (ST, Vedení školy) znamená realizaci akce uvedené v políčku výše.

V případě, že by se vyskytly jakékoli problémy (místnost bude nečekaně potřeba pro účely výuky, bude třeba rekonstruovat atd.), bude rezervace zrušena a bude třeba vytvořit rezervaci novou.

Tento systém zatím neumožňuje kumulativní rezervace, jedná se o opatření kvůli přepisu do kalendáře a vkládání protokolů o konání akce.

V případě, že je požadována technika od audiovizuálního oddělení, je stále nutné mít k tomuto účelu vyplněnou a podepsanou žádost v papírové podobě.

Schéma rezervací: